Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni

Veri sorumlusunun kimliği

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Yapay Zekâ ve Teknoloji Derneği ("YZTD" veya "Dernek"), Koza İş Merkezi B Blok No:12 Kat: 5, 34349 Balmumcu, Beşiktaş, İstanbul, Türkiye tarafından, aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

İletişim: iletisim@yztd.org.tr · yztd.org.tr

İşlenen kişisel veriler, işleme amaçları ve hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz, Derneğimizle kurduğunuz ilişkinin niteliğine göre farklı kapsamlarda işlenmektedir. Her süreç için işlenen veriler, amaçlar ve KVKK'daki hukuki sebep aşağıda ayrı ayrı gösterilmiştir.

a) Gerçek kişi üyelik başvurusu

• İşlenen veriler: ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, anne adı, baba adı, cinsiyet, uyruk, meslek, öğrenim durumu, e-posta adresi, telefon numarası, ilgi alanı, ilgilenilen komiteler, referans bilgisi ve başvuru motivasyonu.
• Amaçlar: üyelik başvurusunun alınması ve değerlendirilmesi, Yönetim Kurulu kararının oluşturulması, üyelik kayıtlarının Dernekler mevzuatı uyarınca tutulması, aidat süreçlerinin yürütülmesi ve üyelerle iletişim kurulması.
• Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a (kanunlarda açıkça öngörülme — 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği uyarınca üye kayıt defteri tutma yükümlülüğü), m.5/2-c (sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olma) ve m.5/2-ç (hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi). Dernek üyeliği bilgisi KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veri olduğundan, bu veri bakımından m.6/2 uyarınca açık rızanıza başvurulmaktadır (bkz. "Açık rıza" bölümü).

b) Tüzel kişi üyelik başvurusu

• İşlenen veriler: kurum unvanı, vergi numarası, kurum adresi ile kurumu temsil eden gerçek kişiye ait ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, meslek, öğrenim durumu, e-posta adresi ve telefon numarası.
• Amaçlar: kurumsal üyelik başvurusunun alınması ve değerlendirilmesi, üyelik ve aidat kayıtlarının tutulması, kurum temsilcisiyle iletişim kurulması.
• Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a, m.5/2-c ve m.5/2-ç. Üyelik bilgisi bakımından m.6/2 uyarınca açık rıza.

c) İletişim formu

• İşlenen veriler: ad, soyad, e-posta adresi, telefon numarası, kurum bilgisi, konu başlığı ve ilettiğiniz mesajın içeriği.
• Amaçlar: talebinizin, sorunuzun veya bildiriminizin kayda alınması, değerlendirilmesi ve tarafınıza dönüş yapılması.
• Hukuki sebep: KVKK m.5/2-f (veri sorumlusunun meşru menfaati) ve talebin niteliğine göre m.5/2-c.

d) Bülten aboneliği

• İşlenen veriler: e-posta adresi.
• Amaçlar: Derneğin faaliyetleri, etkinlikleri ve yayınları hakkında düzenli bilgilendirme gönderilmesi.
• Hukuki sebep: KVKK m.5/1 uyarınca açık rızanız. Aboneliğinizi her bültenin sonundaki bağlantıdan veya iletisim@yztd.org.tr adresine bildirimde bulunarak dilediğiniz zaman sonlandırabilirsiniz.

e) Rapor ve yayın talebi

• İşlenen veriler: ad, soyad, e-posta adresi, kurum bilgisi, görev/unvan ve talep edilen yayın bilgisi.
• Amaçlar: talep ettiğiniz yayının tarafınıza iletilmesi, yayınların hangi kesimlere ulaştığının ölçülmesi ve içerik çalışmalarının geliştirilmesi.
• Hukuki sebep: KVKK m.5/2-f (meşru menfaat); ayrıca tarafınıza tanıtım niteliğinde ileti gönderilmesi bakımından açık rızanız.

f) İnternet sitesi ziyareti

• İşlenen veriler: çerezler ve benzeri teknolojiler aracılığıyla elde edilen site kullanım verileri ile teknik hata kayıtları.
• Amaçlar: sitenin çalışmasının sağlanması, kullanımın anonim düzeyde ölçülmesi ve teknik hataların giderilmesi.
• Hukuki sebep: zorunlu çerezler bakımından KVKK m.5/2-f; analitik çerezler bakımından açık rızanız. Ayrıntı için Çerez Politikası bölümüne bakınız.

Özel nitelikli kişisel veriler

KVKK m.6 uyarınca dernek üyeliğine ilişkin bilgiler özel nitelikli kişisel veri sayılmaktadır. Derneğimize üye olmanız veya üyelik başvurusunda bulunmanız halinde bu nitelikte veri işlenmiş olur.

Özel nitelikli kişisel verileriniz, KVKK m.6/2 uyarınca açık rızanız olmaksızın işlenmez; Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınarak, yalnızca yukarıda belirtilen üyelik amaçlarıyla sınırlı olarak işlenir ve üçüncü kişilerle paylaşılmaz.

Derneğimiz, üyelik başvurunuz dışında ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, kılık ve kıyafet, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ile biyometrik ve genetik verilerinizi talep etmez ve işlemez.

Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel verileriniz; yztd.org.tr internet sitesindeki üyelik, iletişim, bülten ve yayın talep formlarını doldurmanız, Derneğimize e-posta göndermeniz veya etkinliklerimize katılım kaydı oluşturmanız yoluyla, tamamen veya kısmen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanmaktadır.

Formlarda talep edilen zorunlu alanları doldurmamanız halinde ilgili başvuru veya talebin sonuçlandırılamayabileceğini belirtiriz.

Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK m.8 ve m.9'da öngörülen şartlara uygun olarak ve amaçla sınırlı biçimde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Dernekler mevzuatı kapsamında talep edilmesi halinde, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla (KVKK m.8/2-a atfıyla m.5/2-ç).
• Dernek organları: Üyelik başvurularının değerlendirilmesi amacıyla Yönetim Kurulu ve ilgili komitelere.
• Hizmet sağlayıcılar: İnternet sitesinin ve elektronik posta altyapısının işletilmesi amacıyla, veri işleyen sıfatıyla hareket eden teknik hizmet sağlayıcılara.

Yurt dışına aktarım: Derneğimiz, internet sitesinin işletilmesinde yurt dışında yerleşik aşağıdaki hizmet sağlayıcıları kullanmakta olup, bu kapsamda kişisel verileriniz KVKK m.9'da öngörülen şartlara uygun olarak yurt dışına aktarılabilmektedir:

• Resend (e-posta gönderim altyapısı): form bildirimlerinin ve bültenlerin iletilmesi amacıyla ad, soyad ve e-posta adresi.
• Google Analytics (kullanım ölçümlemesi): yalnızca açık rızanız halinde, site kullanımına ilişkin çerez verileri.
• Sentry (hata izleme): teknik hata kayıtları. Bu hizmet Avrupa Birliği bölgesinde yapılandırılmış olup, kayıtlar kişisel veri içermeyecek şekilde filtrelenmektedir.

Analitik amaçlı aktarım yalnızca açık rızanıza dayanılarak yapılır; rıza vermediğiniz sürece bu aktarım gerçekleşmez. Diğer aktarımlar, hizmetin sunulabilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVKK m.9'da öngörülen şartlara uygun olarak, uygun güvenlik tedbirleri alınmak suretiyle gerçekleştirilir.

Kişisel verilerin saklanma süresi

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri dikkate alınarak saklanır. Süre sonunda verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

• Üyelik kayıtları: üyeliğin devamı süresince ve üyeliğin sona ermesinden itibaren 10 yıl (genel zamanaşımı süresi esas alınmıştır).
• İletişim formu kayıtları: talebin sonuçlandırılmasından itibaren 2 yıl.
• Bülten abonelikleri: aboneliğiniz devam ettiği sürece; abonelikten çıkmanız halinde makul süre içinde silinir.
• Yayın talebi kayıtları: talep tarihinden itibaren 2 yıl.
• Çerez verileri: Çerez Politikası'nda her çerez için belirtilen süreler boyunca.

İlgili kişi olarak haklarınız

KVKK m.11 uyarınca Derneğimize başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme taleplerinizin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru usulü

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz:

• Yazılı olarak, kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte Koza İş Merkezi B Blok No:12 Kat: 5, 34349 Balmumcu, Beşiktaş, İstanbul adresine ıslak imzalı dilekçe ile,
• Daha önce Derneğimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak iletisim@yztd.org.tr adresine e-posta göndererek,

Başvurunuzda adınız, soyadınız, imzanız, T.C. kimlik numaranız, tebligata esas adresiniz, varsa e-posta adresiniz ve talebinizin konusu yer almalıdır.

Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve her halde en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi halinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her halde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikayette bulunabilirsiniz.

Açık rıza

Aşağıdaki hallerde kişisel verileriniz yalnızca açık rızanıza dayanılarak işlenmektedir. Açık rıza, aydınlatma yükümlülüğünden ayrı ve bağımsız olarak alınır; rıza vermek zorunda değilsiniz ve verdiğiniz rızayı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.

• Özel nitelikli kişisel veri: Dernek üyeliğinize ilişkin bilgilerin, üyelik süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenmesi (KVKK m.6/2).
• Ticari elektronik ileti: Derneğin faaliyet, etkinlik ve yayınları hakkında tarafınıza bülten ve bilgilendirme iletisi gönderilmesi.
• Analitik çerezler: İnternet sitesi kullanımınızın ölçümlenmesi amacıyla analitik çerezlerin kullanılması.

Rızanızı geri almak için iletisim@yztd.org.tr adresine bildirimde bulunmanız yeterlidir. Rızanın geri alınması, geri alma tarihinden önceki işlemelerin hukuka uygunluğunu etkilemez. Rızanızı geri almanız halinde, yalnızca rızaya dayanan işleme faaliyetleri sona erer; kanuni yükümlülük gereği saklanması gereken veriler ilgili süre boyunca muhafaza edilmeye devam eder.

Metinde yapılacak değişiklikler

Derneğimiz, mevzuattaki değişiklikler ile veri işleme faaliyetlerindeki güncellemeler doğrultusunda bu aydınlatma metninde değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve yürürlük tarihi belirtilir.